Ett infrastrukturprojekt som stått still i arton månader beror sällan på tekniken.
Projektet saknar en ägare med tid och mandat att driva det i mål. Interna resurser är fullbokade med drift och hinner aldrig fram till förändringen.
Nästan varje medelstort bolag har ett sådant projekt. Bytet av det gamla nätverket. Flytten från egna servrar. Uppröjningen i behörigheterna. Det är beslutat, budgeterat och viktigt. Ändå händer inget.
När jag frågar IT-chefer varför, kommer först de tekniska skälen. En integration som är klurig. En leverantör som är sen. Ett beroende till ett system som ingen vill röra.
Gräver man vidare visar det sig nästan alltid vara något annat. De tekniska hindren finns, men de är lösbara. Det som saknas är någon som har tid att lösa dem.
Ingen äger frågan på heltid
Projektet lades till någon som redan hade fullt upp. Oftast den interna IT-ansvariga eller en teamledare.
Den personen är dimensionerad för drift. Support, incidenter, nya medarbetare, den dagliga verksamheten. Det arbetet tar precis all tid som finns, och lite till.
Förändringsprojektet blir det som görs när allt annat är klart. Allt annat blir aldrig klart. Så ligger det där, med en projektplan från förra året och en känsla av dåligt samvete varje gång det kommer upp på ett möte.
Stafettpinnen som tappas
En variant är att bolaget tar in hjälp, men i korta tag. En konsult i tre månader. Sedan en ny konsult i tre månader. Sedan en tredje.
Var och en börjar med att sätta sig in i miljön. Det tar större delen av tiden. När personen börjar bli varm är uppdraget slut. Nästa person börjar om från noll.
Bolaget betalar tre gånger för upplärning och noll gånger för genomförande. Efter arton månader finns tre lägesrapporter i en mapp och samma problem kvar i produktion.
Varje ny konsult ärver också en miljö som hunnit förändras sedan förra gången. En uppdatering här, ett nytt system där. Bilden som den förra konsulten byggde upp stämmer inte längre. En del av upplärningen går åt till att upptäcka vad som ändrats sedan sist.
Ett typfall
Ta ett tillverkningsbolag med runt 250 anställda. Ett projekt för att modernisera nätverket startade för snart två år sedan.
Den tekniska planen var klar redan efter några veckor. Sedan hände inget. Den som skulle driva projektet är samma person som rycker ut när en linje i produktionen står still. Produktionen står still ganska ofta.
När en extern person till slut fick projektet som sitt enda uppdrag, med mandat att fatta beslut, rörde det sig i mål på ett kvartal. Tekniken var aldrig problemet. Ägarskapet var det.
Vad varje månad kostar
Gör om månaderna till pengar. Använd dina egna tal.
Skriv ner den nytta projektet ger när det är klart, uttryckt per månad. Lägre risk för avbrott. Lägre driftkostnad. En plattform som klarar tillväxten. Ett kund- eller myndighetskrav som blir uppfyllt.
Multiplicera med antalet månader projektet redan stått still. Det är vad stilleståndet kostat hittills. Lägg till vad de korta konsultinsatserna kostat utan att lämna något efter sig.
Lägg också till en post för det som växer under tiden. Ett gammalt system blir ett år äldre. En risk som var liten blir större. Teknisk skuld samlar ränta precis som ett lån.
Den totala siffran brukar överraska. Den är nästan alltid högre än vad det skulle kosta att låta en person äga projektet på heltid tills det är klart. Ändå känns heltidsägaren dyr och stilleståndet gratis, för bara den ena posten syns i budgeten.
Det som får projekt att röra sig
Mönstret som fungerar är enkelt att beskriva och svårt att hålla i.
En person äger frågan från start till mål. Personen har rätt djup för just det här problemet. Uppdraget är långt nog att hinna förstå miljön och sedan genomföra förändringen. Personen har mandat att fatta beslut och inte enbart ge råd. Och personen skyddas från att sugas in i driften.
Det svåra är inte att förstå det här. Du gör redan det.
Det svåra är att stå emot frestelsen att lösa det billigt och kort en gång till. En specialist som stannar länge nog att äga hela vägen kostar mer per månad. Den kostar mindre än att betala för arton månaders stillestånd och tre halvfärdiga försök.
Titta på ditt projekt som stått still längst. Fråga inte vad som är tekniskt svårt. Fråga vem som äger det på heltid, med mandat och tid. Om svaret är ingen, då vet du varför det inte rör sig, och du vet också vad som skulle behöva ändras.