Kartlägg systemägarskapet först. Utan den bilden är moderniseringen en gissning.
Ingen vet säkert vem som äger vilket system eller vilket avtal. Då blir varje moderniseringsbeslut taget i blindo.
De flesta moderniseringsprojekt börjar i tekniken. Vilken plattform ska vi byta till. Vilken leverantör ska vi välja.
Det är fel första fråga. Den första frågan är enklare och tråkigare. Vem äger vad hos oss idag.
Utan svaret gissar ni. Ni flyttar ett system utan att veta vem som beror på det. Ni säger upp ett avtal som visar sig hänga ihop med ett annat. Ni missar en integration som ingen kom ihåg förrän den slutade fungera.
Vad en ägarskapskarta innehåller
En karta över systemägarskap är en lista. En rad per system eller tjänst. För varje rad fyller ni i ett antal fält.
Vad systemet gör, i en mening som verksamheten förstår. Vem i verksamheten som äger nyttan av det. Vem tekniskt som ansvarar för drift och underhåll. Vilken leverantör som är inblandad och vilket avtal som gäller. När avtalet löper ut eller förnyas. Vilka andra system det utbyter data med. Hur känslig information det hanterar.
Det är allt. Ingen teknik behöver bytas för att göra listan.
Så tar ni fram den
Avsätt två till tre halvdagar. Bjud in de personer som kan verksamheten, inte enbart IT.
Börja med en grov lista på allt ni betalar för. Ekonomifunktionen har ofta en bättre bild än IT av vilka leverantörsfakturor som kommer in varje månad.
Gå igenom rad för rad. Fyll i det ni vet. Sätt frågetecken där ni inte vet. Frågetecknen är lika viktiga som svaren, för de visar var risken sitter.
Låt sedan en person få ansvar för att jaga svaren på frågetecknen under de följande veckorna. Sätt ett datum då listan ska vara komplett.
Ett typfall
Ta ett bolag med runt 150 anställda som skulle flytta sina system till molnet.
Planen byggde på en lista som IT hade i huvudet. Mitt i flytten dök tre saker upp som inte fanns på listan. En integration mot ett lönesystem som en konsult byggt för länge sedan. Ett avtal med två års bindningstid. Ett litet system som en avdelning betalade själv och som ingen på IT kände till.
Var och en av de tre kostade veckor att reda ut. Tillsammans försenade de projektet med ett kvartal. En kartläggning i förväg hade fångat alla tre.
Vad kartan gör med projektet
Nu kan ni planera i rätt ordning. Ni ser vilka system som är fristående och lätta att flytta först. Ni ser vilka som sitter ihop och måste hanteras tillsammans. Ni ser vilka avtal som snart går ut och därför styr tidsplanen.
Ni ser också vilka system som bara en person förstår. Det är där ni är mest sårbara, och det bör påverka vad ni tar tag i först.
Ett räkneexempel på vad den är värd
Tänk på ett tidigare projekt där något oväntat dök upp mitt i. En bortglömd integration. Ett avtal med bindningstid. Ett system ingen visste vem som ägde.
Uppskatta hur många veckor den överraskningen kostade i konsulttid, intern tid och försening. Sätt en kostnad per vecka och multiplicera.
Den summan är ungefär vad två halvdagars kartläggning hade kunnat spara.
Varför det inte kan vänta
En kartläggning känns som något som kan göras senare, när det finns tid. Under tiden fattas beslut ändå. Avtal förnyas. System kopplas ihop. Personer som bär kunskapen i huvudet slutar och tar den med sig.
Varje månad utan en aktuell bild är en månad där risken för en dyr överraskning finns kvar. Den syns inte förrän den inträffar, mitt i ett projekt, när den kostar som mest.
Det finns också en enkel poäng om tempo. En modernisering som planeras utan kartan tar längre tid, för överraskningarna dyker upp en efter en under resans gång. En modernisering som planeras med kartan går snabbare, för de flesta överraskningarna är redan hanterade.
Två till tre halvdagar nu sparar veckor senare. Det är sällan ett svårt räknestycke.
En mätövning för den här veckan
Skriv ner era tio viktigaste system ur minnet. För varje, försök fylla i tre saker utan att fråga någon. Vem i verksamheten som äger det. Vilket avtal som gäller. Vad det utbyter data med.
Räkna hur många av de trettio fälten du kan fylla i med säkerhet. Är det färre än hälften, då tas era moderniseringsbeslut idag på gissningar. Kartläggningen är billigare än den första överraskningen.