Utbildningen ni köpte in används inte, för ingen äger den.
Licenser till kursplattformar ligger oanvända för att ansvaret aldrig placerades. Utbildning som ingen driver ger noll effekt och full kostnad.
En vanlig åtgärd mot kompetensbrist är att köpa in utbildning. En licens till en kursplattform. En prenumeration på säkerhetsträning för hela personalen. Beslutet känns rätt och kostar inte mycket per person.
Ett år senare har nästan ingen loggat in. Licensen förnyas ändå, ofta automatiskt.
Varför det rinner ut i sanden
IT-ansvariga beskriver samma förlopp om och om igen. Plattformen köps in. De första veckorna är några nyfikna och testar. Sedan tar vardagen över.
Ingen har fått ansvar för att driva utbildningen. Ingen följer upp vem som gjort vad. Ingen kopplar kurserna till ett faktiskt behov i arbetet. Materialet ligger kvar och väntar på att var och en ska ta det på egen hand, när det finns tid. Det finns aldrig tid.
Lärarledda kurser med fast tid och plats har blivit ovanliga. Det som är kvar är självstudier, och självstudier utan struktur tävlar mot inkorgen. Inkorgen vinner.
Ett typfall
Ta ett bolag med runt 90 anställda och en liten IT-funktion. Efter en phishing-incident köps en plattform för säkerhetsträning in till alla.
Vid uppköpet är alla överens om att det är viktigt. Ansvaret sägs ligga på IT. IT har redan fullt upp med drift och support. Ingen tid avsätts, inget mål sätts, ingen tid bokas för uppföljning.
Efter tolv månader har fjorton procent av personalen gjort en kurs klar. Nästa phishing-mejl får samma utfall som det förra. Plattformen kostar lika mycket år två.
Skillnaden mot en kurs som ger effekt
Utbildning som faktiskt förändrar något har oftast fyra saker.
En ägare med namn och avsatt tid. Ett tydligt mål kopplat till arbetet, till exempel att alla i supporten ska kunna hantera ett misstänkt mejl på rätt sätt inom kvartalet. En bestämd tidpunkt då den görs, gärna schemalagd på arbetstid, inte ett öppet när som helst. En uppföljning där ägaren ser vad som är klart och vad som inte är det, och följer upp med dem som halkat efter.
Utan de fyra är plattformen en kostnad utan resultat.
Vad den tomma licensen kostar
Räkna på det med egna tal.
Ta årskostnaden för plattformen. Dela den på antalet personer som faktiskt använt den det senaste året. Nu ser du vad varje aktiv användare kostat. Talet brukar överraska.
Lägg till det du hoppades slippa genom utbildningen. Ett klick som leder till ett intrång. En felkonfiguration som kunde undvikits. En incident som kunde hanterats snabbare om fler känt igen varningstecknen. Sätt en grov siffra på den uteblivna nyttan.
Summan är vad avsaknaden av en ägare kostat er det här året. Den kostnaden är dold, för den syns inte på fakturan. Den syns i incidenterna.
Det som brukar sägas emot
Folk är vuxna, de får ta ansvar själva. Det låter rimligt och fungerar sällan. Allt som konkurrerar med det dagliga arbetet och saknar en deadline blir liggande. Det gäller även motiverade medarbetare.
Varför varje månad räknas
En oanvänd licens kostar samma varje månad, oavsett om någon loggar in. Det är den synliga delen.
Den dolda delen är risken som utbildningen skulle minska. Varje månad utan att den kunskapen finns i huvudena är en månad där ett klick på fel länk kan starta en incident. Hoten mot medelstora bolag blir fler, inte färre.
Det finns också en poäng om tempo. Att bygga en vana tar tid. Om ni startar arbetet i höst i stället för nu, då är den första kullen klar ett kvartal senare, och nästa phishing-våg möter samma oförberedda organisation.
Kostnaden att sätta en ägare och ett mål är låg. Kostnaden att skjuta upp det är en licens som fortsätter dras och en risk som inte minskar.
En mätövning för den här veckan
Logga in i administrationsvyn för er utbildningsplattform. Titta på tre tal. Hur många har ett konto. Hur många har loggat in de senaste nittio dagarna. Hur många har slutfört minst en kurs kopplad till säkerhet eller drift.
Skriv ner de tre talen. Om det andra och tredje talet är låga har ni en licens, inte en utbildning.
Nästa steg är billigt. Peka ut en ägare med namn. Ge personen en timme i veckan och ett konkret mål för kvartalet. Boka redan nu en tid i kalendern för uppföljning om åtta veckor, så att den inte glöms bort.